@jMatsuzaki の夢想家むけTodo管理の手引き～EvernoteからTaskChuteまで

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私の愛しいアップルパイへ ひどく動揺している様ですが、ご安心下さい。ここは間違いなくika先生の「Punksteady」です。 この度、光栄にもこの愛すべきPunksteadyへ寄稿させて頂けることになりました。@jMatsuzaki と申します。 “寄稿” ああ、なんと甘美な響きでしょうか！あのika先生に「汝、寄稿しても良いのだぞ」と言って頂けた時の幸福感を、私はこの先ずっと忘れないことでしょう。

jMatsuzakiなる人物

さて私はというと、普段は「jMatsuzaki」という実に情熱的で夢のあるブログを書いています。 jMatsuzaki | この「音楽」は我が”魂”と”情熱”の提供でお送りします     さらに最近では「アシタノレシピ」という愛すべきブログメディアでの連載も開始しました。 本来なら私という人間について、頭のてっ辺からつま先までこと細かに自己紹介したい所なのですが、あまり長々とお話してあなたが”Todo管理”のことなんて綺麗さっぱり忘れてしまう前に、そろそろ本題に入ることにしましょう。 、、、 ああ、そうだ、本題に入る前に１つだけ言わせて下さい。 「You ikaしてるぜ」

夢想家むけTodo管理の手引き

今回寄稿するこの記事を、私は「夢想家むけTodo管理の手引き」と名づける事に決めました。 理由は簡単です。お天道様に胸を張って主張できるほど”夢想家”である私が、日常的に行っているTodo管理手法について紹介していくからです。 私はというと、普段は世を忍ぶ為に”システム屋”として生活しています。この細く緩やかな生活の中で見る私の夢は、”音楽家”として「音楽」なるものをほんの少しでもマシにすることです。 この霧か霞かを掴む様な”夢”を前にして、何度となく無気力状態に陥ったものです。まるで不毛の砂漠を歩く感覚です。 そんな”のっぴきならない現実”からいつも私を救ってくれるのが、”夢”から”行動”までをその管理対象とする、Todo管理システムなのです。 お待たせしました。このTodo管理システムの全容を、今日あなただけにこっそりお教えします。

夢想家むけTodo管理システムの全体構成

まずはシステム全体の構成を見て頂きましょう。

私は上の構成図にある通り、主に４つのツールを用いてTodoを管理しています。 １つ目は言わずと知れた記録ツールの王様「Evernote」 ・２つ目はクラウドの父であるGoogleをバックにつけた「Google カレンダー」 ・３つ目は一部の熱狂的なファンから支持を集める頼れるカウボーイ「Toodledo」 ・４つ目は可愛い外見とは裏腹に底知れないパワーを秘めた、タスク管理界のサラブレッド「TaskChute」 これからこの４つのツールそれぞれが持つ役割について、３つの階層に分割して解説していきます。

第一階層のEvernoteから最下層のTaskChuteに向かって、少しずつ情報が細分化され落とし込まれていくイメージで捉えて下さい。 Evernoteから落とし込まれた情報はGoogleカレンダーとToodledoに振り分けられ、最終的にはTaskChuteで合流します。

夢想家むけツールの使い方

今度はさらに深堀りして、各ツールを使う上でのポイントをそれぞれ紹介していきましょう。

【第一階層：夢を管理するもの】

Evernoteは私にとって”夢”そのものです。私の”夢”はこの愛すべきゾウとともにあるのです。これはCooooooool!!な比喩ではありません。 我がEvernoteには、”全てが自分の思い通りになったとして、どんな人生を送りたいか？”を軸とし、数年から数十年といった人生レベルでの”夢”が詰まっています（なんてロマンティックなんだろう！）。 私の夢は最初に以下のSTEPを踏むことで文章化されます。
    • STEP1：自分が望むことを決める
    • STEP2：最終的にどのような状態になりたいかのビジョンを描く
    • STEP3：ビジョンを実現するための指標となるゴールを具体的に書く
    • STEP4：ゴールには締め切りをもうける
    • STEP5：身につけるべき望ましい習慣を決める
    • STEP6：毎日何かひとつ行動に移すこと決める
これらは最終的に以下のような実にシンプルなノートにまとめられます。”夢”ノートは「仕事」や「健康」、「成長」、「財産」、「家庭」などの単位で作成されています。これらはシンプルなノートでありながら、私にとって最も貴重なノートのうちの１つです。

 もちろんノートブックもこの”夢”単位で作成していきます。”夢”に関する参考情報をどんどん保存していくのです。

そして、”夢”を少し噛み砕いて、これから数年間で達成したい”目標”に落とし込むのもEvernoteの役目です。私は主に５年間と１年間という単位で目標を管理しています。

これらをいきなり作るのは難しいでしょう。私自身も半年近くかけて少しずつ形にしてきました。 これから始めるのなら、まず”いつかやりたいこと”と”いつか欲しいもの”を思いついたらノートに箇条書きにする習慣を作るところから始めるのが良いでしょう。

【第二階層：目標から予定とタスクへ】

 第二階層では、愛すべきゾウの背中に乗った”夢”と”目標”が、予定とタスクに落とし込まれます。ここが一般的にTodo管理と言われる部分でしょう。 この階層の重要な役割は、第一階層の”夢”や”目標”と、日々気まぐれのように発生する仕事との”折り合いをつける”ことです。 まずGoogleカレンダーでは、Evernoteに記載された”目標”や日々発生するイベントの中から、動かすことのできない予定だけを抽出して管理します。 例えば、”参加するセミナー”や”論文の提出日”などです。自力で動かすことの出来ない予定は他の情報に埋もれては困るため、Googleカレンダーで独立させています。他にも、”行きたいイベント”や”特別な記念日”など、現時点で行動に移す必要があるか分からないものについても備忘録として登録しています。

 人とスケジュールを調整する時や今後の予定を立てる時などに、”これだけは忘れてはいけない！”という重要イベントだけが記載されたGoogleカレンダーは非常に重宝します。 次にタスクを管理するのがToodledoです。言語が英語ということもありなんとも無骨な印象を受けますが、実は細かいところまで配慮が行き届いた、タスク管理には最適なツールです。 日本にも隠れヘビーユーザがたくさんいます。 Toodledoはインターネット経由でアクセス可能なクラウドサービスです。

 保存された情報はWebブラウザで閲覧できるのはもちろんですが、iPhoneアプリも充実しているので、いつでも・どこでも参照できます。 Toodledoでは、Evernoteに記載された目標や日々発生するイベントの中から、自分で手を動かすべき作業、つまり”タスク”を洗い出し、管理しています。私が今やらなければいけないことの全ては彼が知っているのです。 また、最初に説明したとおり、Evernoteから落とし込まれてくる”夢”や”目標”に関するタスクと、日常的に発生する雑多なタスクとの両方を管理し、”折り合い”をつける重要な場所でもあります。タスク全体の状況を俯瞰し、それぞれのタスクの期限をいつにするか、どのタスクから優先的に着手すべきなのかなどの判断を下すのです。 Evernoteが数年間～人生レベルで”夢”と”目標”を管理するツールであったのに対し、Toodledoは数週間～数ヶ月レベルの、より詳細なTodoを管理しています。

【第三階層：そして夢は日常となる】

 最下層となる第三階層では、第二階層の予定とタスクに加えて、ルーチン化された私の生活習慣が見事に統合されます。かくして夢がついに日常に舞い降りるのです。 「TaskChute」。ご存じないかも知れませんので、彼の簡単な紹介から入りましょう。 TaskChuteはExcelベースのタスク管理ツールです。開発者はなんとシゴタノ！で名高い大橋悦夫さんで、まさにタスク管理ツールのサラブレットなのです。TaskChuteに対する私の愛を存分に披露したいところなのですが、この場では我慢することにしましょう。もっと知りたいという方は以下エントリをご覧ください。 もう手放せない！最高峰のタスク管理ツール「TaskChute」の使用感 | jMatsuzaki     Toodledoでは、やらなければいけないタスクを管理していますが、TaskChuteでは生活習慣、つまり入浴や洗濯、食事などのルーチン化された細かな作業を管理しています。手順が明確に決まっていて、また実行する頻度やタイミングが確定しているルーチン作業です。 加えて、TaskChuteには毎朝Googleカレンダーの予定とToodledoのタスクを転記します。これによって予定とタスクがルーチン化された生活習慣と混ぜ合わされます。まるでパズルのように、予定とタスクを自分の生活に嵌めこんでいくのです。 Toodledoが数週間～数ヶ月レベルの”Todo”を管理していたのに対し、TaskChuteは今日～今週というレベルでの”行動”を管理しています。 TaskChuteには、今日という素晴らしい一日の中で、これからやる行動が上から順に綺麗に並んでいます。私はTaskChuteに書かれていることを上から順に実行するだけです。私の生活はTaskChuteとともにあるのです。

 また、TaskChuteの最も優れた点の１つは、行動の開始と終了のタイミングで時間を記録していけることです。つまり、Todo管理ツールであると同時に、何よりも信頼できる作業ログにもなるのです。

 これによってTaskChuteは単なるタスク管理という枠を超えて、我が生活そのものの投影になります。この情報は、日々の生活を振り返って改善点を探し出すための、実に強力な武器になります。いえ、兵器になります。 私は週に１度はTaskChuteをじっくり眺め、私が私の”夢”にもっと没頭するためにできることを分析しているのです。

夢想家であり続けるために

ここまで、私が誇る”夢想家むけTodo管理システム”を紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。 今回紹介したシステムはツールに依存するものではありません。あなたにとって最適なツールに置き換え、”再現性のある仕組み”をくみ取って頂ければと思います。 最後に、このTodo管理システムがあなたに提供する素晴らしい効果について言及し、実に名残り惜しいのですがお別れとしましょう。、、、リッスン！ (静かになる) “夢”から”行動”までを管理対象とするこの”夢想家むけTodo管理システム”が実現するものは何でしょうか。 それは、いかに壮大なる夢、非情なる現実を前にしても決して怖気づくことの無い、”夢想家”であり続けるための精神です。そして、将来に対する漠然とした不安を一切取り払い、没頭すべきことに完全に没頭できる環境です。このシステムが実現するのは、”過去”にも”未来”にも足を絡め取られることのない、実に濃密な”現在”なのです。 この”夢想家むけTodo管理システム”によって、あなた自身の偉大な夢と強い願望から、純度１００％の”燃えるような情熱”をきっと収穫できることでしょう。 私が今日、この愛すべきPunksteadyのステージに立って、あなたにTodo管理について演説しようと考えたのは単なる思いつきではありませんでした。私は確信しているのです。このシステムはきっとあなたに相応しいということを。 貴下の従順なる下僕　松崎より

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プロジェクト管理を始める！後編 | kotala's note

[…] 僕の環境はWindows+Android、タスク管理としてTaskchuteを使っていています。 本書で書かれているプロジェクト管理ソフトはMac用のアプリOmuniforcusだったので同じものを使うことは出来ませんでした。 そこで参考にしたのはこちらの記事です。 jMatsuzaki の夢想家むけTodo管理の手引き～EvernoteからTaskChuteまで～Evernoteに集約してTaskchuteでタスクを管理するところは同じだったので、間にToodledoを挟みToodledoでプロジェクト管理をすることにしました。 OmniFocus for iPhoneThe Omni Group価格： 1,700円 posted with sticky on 2012.6.19 OmniFocus for iPadThe Omni Group価格： 1,700円>posted with sticky on 2012.6.19 […]

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