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EvernoteでGTD! Onlytasksの使い方

Onlytasksを本格的に使い始めてみる

EvernoteでGTD!? Onlytasksを使おう!

以前に上記の記事を書きました。色々といじっているうちに本格的に使おうと思ったので今回は具体的に自分の使い方を紹介したいと思います。ちょっと改善して欲しいなと思うところはいくつかありますが、それでもかなりの完成度の高いアプリだと思います。

Onlytasks 
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Escribano – Juan Miguel Escribano Sanchez(サイズ: 2.8 MB)

今現在の自分の使い方を記録しておくということも兼ねて紹介していきます。参考になるといいなと思います。

前回との初期設定の変更点は、「Sync」同期設定です。前回は「On lauch」を薦めましたが、今回は、「Manually Only」に変更することをお薦めします。電波が届かないところやつながりにくい場所ではエラーが頻発したからです。自分のタイミングで同期するようにしましょう。

具体的な使い方

まずは、基本となるノートブック、タグを作成します。Onlytasksは、Evernote上のノートブック、タグと連動するようになっています。なので最初にこのノートブックとタグを作成し、OnlytasksとEvernote上、共通のノートブックとタグを使用します。

自分が使用しているノートブックとタグは以下のとおりです。

「A-1.Inbox」・・・すべてのTo Doやアイディアをまずこのノートブックに収集することから始めます。なんでもかんでもここに集約。

「A-2.すぐにやる」・・・すぐにやることリストです。2分ルールを守り、早めに完了できるタスクを集めます。

「A-3.プロジェクト」・・・完了までにいくつかの段階を踏まないといけないものを集めます。例えば「夕飯を作成する」といったタスクがあったとします。完了までには①何を作るか考える、②レシピを調べる、③材料を買いに行く、④調理をする、といくつかの作業に分割できるものをこのノートに集めます。

「A-4.いつかやる」・・・その名のとおり、いつかやるためのタスクを入れておきます。

「A-5.アイディア」・・・閃いたものを入れておきます。ブログのネタとか、日常に活かせるもの、ライフハックなどを入れておきます。

「A-6.Love」・・・@ika621のEvernote解体新書~第一章~ に詳しくは書いてあります。

「A-7.完了済」・・・完了したタスクを入れておきます。最終的に行き着くノートです。このノートを眺めることであとでニヤニヤすることができます。こんなに仕事を片付けた自分ってすごいって!そういうのをEvernoteに蓄積できるのでやはりこのアプリはすごい!

以下は自分が使用しているタグです。


主にコンテキストとしてタグは使用しています。場所や必要なものなどが一目でわかるし、Onlytasks上でもタグごとにタスクを見ることができるので使用したほうが便利に使えることは間違いありません。Onlytasks上で順番に並ぶようにアルファベットと数字を先頭に付けるようにしています。やはり探しやすさや使いやすさを考えるなら順番に並んでいたほうが良いでしょう。また、Evernote上でも見やすいように、「OnlyTasks」を親タグとし、その他を子タグとして取り扱います。

タスクを収集する

まずはタスクを収集することから全ては始まります。思ったことややるべきことを全てOnlytasksに預けます。できる、できないなどは考えずにとりあえず思ったこと、考えたことを吐き出します。頭の中を空っぽにするために全てを吐き出しましょう。

この時に自分が使用しているアプリは、やはり「FastEver」です。

FastEver 
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: rakko entertainment – rakko entertainment(サイズ: 1.3 MB)

このアプリを使用して、タスクを「A-1.Inbox」にどんどん入れていきます。その際、親タグの「OnlyTasks」も付加しておきます。


FastEverのよいところは自動で位置情報が入れられる所です。Evernote上でノートを見た際、どこでタスクを送信したのかわかります。

どこでアイディアを送信したのか知る際の手がかりにもなるかもしれません。なかなかあると便利な位置情報かもしれません。

分類を行う

ここでは「Inbox」の中のタスクを各リストに割り振る作業を行います。

【1】まずは「すぐにやる」に割り振る場合です。
Onlytasks上ではこのようになっています。これを編集して各ノートに割り振ります。


「締切日」を設定します。タップするとカレンダーが表示されるので締切日を決定しましょう。

次にノートブックを変更します。「A-2.すぐにやる」に変更しましょう。

最後にタグを付加します。ここでは、「A1.自宅」「B1.PC」「C2.ブログネタ」「C4.執筆」タグを追加します。

完成するとこのような感じになります。慣れれば数秒で割り振ることができます。

最後に左上の「Tasks」をタップして完了です。これで「A-1.Inbox」から「A-2.すぐにやる」にノートが移動します。この状態で同期をすればEvernote上でもノートが移動します。ちなみにEvernote上ではこのように見えます。


【2】続いて、いくつか段階を踏まなければ完了できないタスク「プロジェクト」に割り振る場合です。
ほとんどは、同じ作業になります。ひとつだけ異なるのは、「Notes」の部分に段階の部分を記入する点です。

当然、送信先は「A-3.プロジェクト」のノートブックになります。①、②、③とナンバリングして、順番に書いておきます。

後は、順番にタスクをこなして行くだけです。ひとつタスクが完了したら「レ」点でチェックを付けていきます。あらかじめiPhoneの辞書にチェックマークを登録しておくと楽になります。

こうすることで、どこまでタスクが進行しているか一目でわかるようになります。全てにチェックが付いた時点でプロジェクトは完了になります。

ちなみに、Evernote上で見るとこのようになります。

実行とその他の処理

あとは、タスクを実行するだけです。タスクが完了したら、「A-7.完了済」のノートブックに移動させて全て完了です。

タスクが完了したら、次は、その他のタスクの見直しをする必要があります。「日次レビュー」「週次レビュー」といわれているものです。

「A-2.すぐにやる」のノートブックの場合、期限の変更がないか?、今すぐに完了できないかといった点が挙げられます。「A-3.プロジェクト」の場合ならどこまで進捗しているのかといった点を把握している必要があります。この2つのノートは毎日でも見直す必要があると言えるでしょう。

「A-4.いつかやる」、「A-5.アイディア」、「A-6.Love」のノートブックにあるノートはタスク予備軍です。タイミングを見計らって、タスクに変更します。そのためには、これらのノートブックの中に何が入っているのか把握しておく必要があります。これらのノートは1週間に1度見直す必要があると言えます。

期限の変更や、いつかやるへの変更、完了済みタスクなのに、「A-7.完了済」のノートブックに移動させてない場合のノートの移動、別にやらなくても良いなと思ったら完了済みにする、段階的なプロジェクトなので何かできることがないか調べるといったことを行います。

非常に、重要な作業になるので欠かさず行います。といったもののiPhoneがあればいつでもどこでも作業はできるのでなるべくOnlytasksを眺めるようにすると良いと思います。それがiPhoneの魅力でもあり、Onlytasksの魅力でもあると思います。
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まとめ


Evernoteと完全に連動するといっただけでワクワクしちゃいますよね。何よりも自分が完了したタスクのログをEvernoteに蓄積できるのはとても楽しいです。完了済みノート数を見るだけで意味もなく、自分ってすごいなとか、満足感が味わうことができます。自分が実行して完了したタスクが数字として目に見えるということは励みになります。以前はAwsoenoteでTo Doを管理していましたが、Evernoteの純正が素晴らしいアップデートをしたので使わなくなりました。そのおかげでOnlytasksを使うようになったのです。EvernoteでGTDとは少し違うかもしれませんが、間違いなく頭の中身は整理できるはずです。

ちょっと残念なのが、Evernote上で新しくノートブックやタグを作成すると、Onlytasks上にもそれらが表示されてしまう点です。ノートブックは隠すことができるのですがタグは隠すことが出来ません。このあたりはアップデートに期待です。

それでも、非常に完成度が高いアプリなので是非使ってみることをお薦めします。

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