EvernoteでGTD!? Onlytasksを使おう!

GTD?
Getting Things Doneの略です。難しそうだけど簡単だと思いましょう。

要は今思っていることや考え、アイディア、やるべきことを全て一箇所に集約→それぞれをリスト化→分類→再検討→実行することです。更にいうなれば頭の中がすっきり整理できればそれでOKなのです。

参考ちょっと本気でEvernoteの使い方を掘り下げてみる -第六回 GTD風なEvernoteの使い方 – | goryugo, addicted to Evernote
「GTD風」というところが、goryugoさんから見習うべきところです。まさに大体。そのスタンスすごく大事だと思います。上記の記事を参考に自分なりにEvernoteでGTD風なことをやってみようと思います。

使うアプリはこちら

Onlytasks App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Escribano – Juan Miguel Escribano Sanchez(サイズ: 5.9 MB)

Nozbeを本格的に導入し始めた矢先、かなり強敵が出現です。紹介していこうと思います。

Onlytasksの初期設定

 



▲まずは、アカウントとパスワードを入力します。

続いて設定です。

まずは、「Sync」同期設定です。すぐに同期される、手動同期、Wi-Fi接続時のみ同期が選択できます。好みにあわせて、設定してください。自分としてはすぐに反映されたほうがいいので、「On lauch」をおすすめします。

次にアプリのアイコンバッジの有無です。その日に消化しなければならないだタスク数を表示します。他のToDoアプリと同じてす。やはり表示にしたほうが良いでしょう。アイコンバッジの有無で意識が変わるからです。有りと無しとでは大違いです。RSSリーダーアプリの未読数を表示すると、読まなくちゃと無意識に思います。未読数を非表示にすると、自然とアプリ自体を起動しなくなると思います。ToDoに関しても同じことが言えるはずです。常にやらなければいけないことを意識することが大切です。

話はそれましたが、次に「When Complete Tasks」ですが、これはオンにしておきましょう。タスクが完了し、チェックリストにチェックした時に他のノートブックに移動することができるからです。オフになっているとそのノートブックにチェックが着いた状態で、残ってしまいます。オンにして、完了済みのノートブックに移動すると良いと思います。当然、アプリ上でノートブックをまたいで移動させても、evernote上でも同じように移動してくれるので非常に便利な設定と言えるでしょう。

ノートブック、タグ、タスクの作成について

 

最初にノートブックとタグの作成についてです。
まず真ん中にある「Notebook」をタップします。右上の+ボタンでノートブックを新規作成できます。ここで作成したノートブックがそのままevernote上に作成されます。「タグ」も同じように新規作成すれば、evernote上にも作成されます。

新しくノートブックやタグを作る場合はこの様にして追加していきます。とてもかんたんですね。アプリ上にノートブックを作成すると、evernote上にも作成されますので色々と考えて、ノートブックやタグを作成しましょう。

次にメインのタスクの作成方法です。

上から順に、「In Notebooks」「By Due Date」「With Tags」と別れています。その名の通り、タスクの分類方法で別れています。ノートブック単位、期日単位、タグ単位です。
それぞれどこでも良いのでタスクを作成してみましょう。先ほど作成したノートブックを開き、右上の+ボタンを押します。するとこの様な画面になります。

ここでタスクを入力していきます。まず一番上はタイトルです。evernote上でもタイトルになります。次に期日を決めましょう「Due Date」を押すとカレンダーが表示されますので、期日をタップして、「Set Due Date」を押してセーブします。

続いて「Notebook」です。指定したノートブックを選びましょう。とりあえずInboxのノートブックを作成してそこに放り込んでも良いでしょう。何度も言いますが、アプリ上でノートを移動させてもevernoteにも反映されるのですから。あとから移動させてもOKです。

次に「Notes」です。ここでは、メモになります。このメモもしっかりevernoteに反映されるのでわかっている情報は記入しておいても良いと思います。当然ながら後から編集も可能です。
最後に「Tag」です。タグは、コンテキストとして使うと良いと思います。状況や場所のタグを予め作っておきましょう。「自宅」「外出先」などです。

ここまで記入できたら後は「Complete」をタップして完了です。ほとんど予め作成していたものを選択するだけなので、ノート作成も簡単です。右下にメール送信ボタンもあります。作成したタスクをメールで送ることもできます。

タスクを参照する時も「In Notebooks」「By Due Date」「With Tags」を使い分けると便利です。

「In Notebooks」は、ノートブック単位でタスクを参照できます。あまり多くのノートブックを作成しないほうがよさそうですね。
次に「By Due Date」です。これは、期日ごとにタスクを見れるものです。期限がきれてしまったもの、今日までのもの、明日までのもの、一週間以内のもの、それより後のもの、期日無しのものと細かく別れているため、自然とタスクの重要度がわかるはずです。上のものほど重要ということですね。

最後に「With Tags」です。これは、タグで分類できます。コンテキストを勧めたのはここでタグで分類できるからです。タスクは場所によっても多岐にわたるはずです。その場所でやるべきことがすぐにわかったほうが早くタスクを消化できるはずです。なので、自分の場合は、自宅、外出先といったタグを作成し、付加しています。

この様に、三つの参照方法をうまく使ってタスクを消化していきましょう。

まとめ

OnlyTasksはEvernote内で簡単にGTDができるアプリになっていると思います。

EvernoteがアップデートしてAwsomeNoteを使用しなくなり、ToDoアプリを探していたのでこの機会に気になっていたので使ってみました。思った以上によい働きをしそうです。

Evernoteと双方向同期して、ノートブック内のノートの移動もできるし、再編集もできるのでかなり便利なアプリです。まさに、頭の中をすっきり整理できるアプリになっています。同期速度も全然気になりません。

また、evernoteの母艦で作成したノートや、FastEverを使って、作成したメモは、同じノートブック内に作成すれば同期して編集することも可能になります。位置情報を付けたい方はFastEverを使ってタスクを作成し、OnlyTaskで期日を決めたり、ノートの振り分けを行うのも一つの方法かもしれません。

今までEvernote上で行っていたGTDは、完了したタスクは手動で「完了済」のノートブックに移動していました。しかし、このアプリは、完了してチェックを付けた段階で選択したノートブックにタスクを移動できるので手動でやらなくてよいところが非常に便利です。まさにEvernoteでGTDをやるにもってこいのアプリになっています。是非使ってみてください。

NozbeとOnlyTasksどっちを使おうか本気で悩んでいる今日この頃です。

 

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